Privacyverklaring

Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij jouw persoonsgegevens. Om je te informeren hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. 

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 3 juli 2018.

De persoonsgegevens worden verwerkt door:

Stichting Beroepsorganisatie voor Lichaamsgeoriënteerde (Psycho)therapie

Adres: Stationsstraat 91 5751 HD Deurne

Telefoonnummer: 070-22 10 763

Email: ledenadministratie@sblp.nl

SBLP verkrijgt persoonsgegevens van jou, bijvoorbeeld de gegevens die  je aan ons verstrekt via de website, email en telefoon.

Gegevens worden vastgelegd in twee systemen te weten het LedenAdministRatieSysteem en Snelstart (boekhoudprogramma). Hieronder volgt een overzicht van de gegevens die in beide systemen worden opgeslagen.


Persoonsgegevens

·      Privé N(aam) A(dres) W(oonplaats)- en contactgegevens (emailadres en telefoonnummers)

·      Praktijk NAW- en contactgegevens

·      Overige persoonsgegevens, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, geslacht, datum soort deelnemerschap. (Van belang in communicatie met andere beroepsgerelateerde instanties.)

Deze gegevens zijn van belang voor het onderhouden van contacten met de deelnemers en andere beroepsgerelateerde instanties.

Therapeutgegevens en daarbij behorende kenmerken

·      AGB-codes, is een openbare code, communicatie naar RBCZ en Vektis

·      bij welke koepelorganisatie is de therapeut aangesloten? Nodig voor de communicatie naar de juiste koepel.

·      therapeut in welke methode en afstudeerrichting

·      BIG-registratie, is een openbaar gegeven dit is van belang voor bepaling van de Plato norm

·      ECP: wordt binnen de Plato-norm geaccepteerd

·      EWAO: opstap naar het ECP, registratie op verzoek

·      status: student, kandidaat, lichaamsgeoriënteerd therapeut. Tevens van belang voor de financiële administratie.

·      extra status: zoals sabbatical of CBT binnen de bio-energetische opleiding. Tevens van belang voor de financiële administratie.

·      kenmerk: opmerkingen ten aanzien van een deelnemer, zoals een ontzorgpakket of voldoet aan Plato-norm. Dit wordt gebruikt voor het maken van rapportages. Tevens van belang voor de financiële administratie.

·      Zorggids: therapeut is wel of niet in de Zorggids opgenomen en of een deelnemer de juiste vooropleiding heeft in het kader van de Plato-norm.

·      deelnemer vanaf

·      certificeringsdatum: voor herregistratie en visitatie

·      datum herregistratie: voor controle en selectie van het herregistratieproces

·      tijdbeperking: (voor intern gebruik)signalering voor de groei van kandidaat naar therapeut of in verband met sabbatical

·      datum laatste document: (voor intern gebruik): wanneer is er voor het laatst een document ge-upload in Documenten

·      beroepsvereniging voorheen: waar komt een deelnemer vandaan voor de fusie

·      Is actief: wanneer dat zo is dan ontvangt de deelnemer mailingen en de nieuwsbrief en staat op de website van SBLP vermeld

·      opmerkingen: evt. algemene opmerkingen of specifiek ten aanzien van visitatie

Algemeen intern gegeven

·      functie binnen SBLP, wanneer een deelnemer als vrijwilliger werkt binnen de stichting

Overige gegevens en documenten

Binnen LARS worden door deelnemers documenten ge-upload die als bewijs dienen voor het behalen van de professionele ontwikkeling:

·      Documenten: documenten die van belang zijn bij (her)registratie

·      Criteria: documenten die aangeven dat een deelnemer aan de eisen van de SBLP voldoet.

·      Opleiding: diploma’s die van belang zijn voor het voldoen aan de juiste opleidingsnormen.

·      Bijscholing: documenten van belang voor herregistratie.

Naast de NAW- en contactgegevens worden bij verleende machtigingen ook de bankgegevens opgeslagen. De financiële administratie bestaat verder uit het vastleggen van de verzonden facturen en de daarbij behorende boekingen.

Ten aanzien van deelnemers wordt tussen de kring professioneel en de deelnemersadministratie gecommuniceerd om de juiste gegevens in LARS vast te leggen. Ditzelfde geldt voor de financiële administratie.

De deelnemersadministratie communiceert telefonisch via een telefoonlijn en per (g)mail met deelnemers over allerhande zaken, zoals inloggegevens, vragen enz.

Mails van deelnemers worden doorgestuurd als dit nodig is. Af en toe worden de mails opgeschoond. Hiervoor bestaan geen vaste regels op dit moment.

Aanmeldformulieren worden in LARS opgenomen en opgeslagen in de mailbox.

 SBLP verwerktdeze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

·      Het onderhouden van contact;

·      Een goede en efficiënte dienstverlening;

·      Beheer van het deelnemerbestand;

·      Het verrichten van administratieve handelingen;

·      Verbetering van de dienstverlening;

·      Voldoen aan de kwaliteitsnormen/of professionele toetsing

·      Facturering;

·      Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;

·      Het voeren van geschillen.

SBLP verwerkt deze persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met jou.

Tevens verwerken wij persoonsgegevens, omdat SBLP hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

o  Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening; 

o  De bescherming van haar financiële belangen;

o  De verbetering van haar diensten.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

RBCZ (koepelorganisatie) regelt tuchtrecht

Periodiek voor het tuchtrecht.

Praktijk naam, praktijk woonplaats, geboortedatum en –plaats, postgegevens praktijk, email en website, datum VOG, welke opleiding alternatief behaald en welke PLATO-opleiding en AGB-codes zijn de gegevens die ter afstemming en aanmelding worden verzonden.

De RBCZ voedt het register van de VGZ voor de vergoedingen. De volgende gegevens worden via de RBCZ aan VGZ doorgegeven: Naam, woonplaats, beroepsgroep, datum behalen diploma en begin registratie RBCZ.

Andere koepel

Met andere koepelorganisaties worden geen gegevens gedeeld. Ter controle van het AGB-register (Vektis) waar de therapeut zichzelf inschrijft, wordt een mutatielijst door SBLP aangeleverd. Dit houdt in dat periodiek de volgende gegevens met Vektis worden gedeeld: AGB verlener, naam, woonplaats, geslacht, geboortedatum, SBLP-registratienummer en registratiedatum.

Overige ziektekostenverzekeraars

Kwartaallijks worden ook mutaties van therapeuten aan de overige grote verzekeraars doorgegeven vanuit de SBLP. Gegevens die gedeeld worden zijn: naam, praktijkgegevens, emailadres, website, agb-codes en het voldoen aan de PLATO-norm.

Camcoop

Bij mutaties wordt maandelijks van alle deelnemers die voor de WKKGZ via de Camcoop een verzekering hebben, geslacht, naam, plaats van praktijk aan Camcoop doorgegeven. Dit wordt gepubliceerd op haar website en deelnemers kunnen daar het verzekeringsbewijs downloaden.

AVAR

Voor de visitatie van therapeuten wordt een extern bedrijf ingehuurd. Jaarlijks selecteert de deelnemersadministratie op basis van regels de therapeuten en geeft de volgende gegevens door: naam, emailadres, website en praktijkgegevens, deelnemer vanaf en laatste datum visitatie.

Na de visitatie komt een rapportage naar de SBLP en de deelnemersadministratie verwerkt dit in LARS.

Infolijn alternatieve geneeswijze

Dit is een site waarop alle therapeuten vermeld worden met praktijk NAW- en contactgegevens en of een therapeut vergoed wordt, zodat geïnteresseerden contact kunnen maken. Dit wordt periodiek aangeleverd.

Tot slot kunnen jouw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer SBLPaan een wettelijke verplichting moet voldoen. SBLPzal deze gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

QuoVadis eHerkenning

Via dit bedrijf wordt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van een deelnemer aangevraagd. Naam, emailadres en de status (lichaamsgericht therapeut) zijn benodigd om dit document aan te vragen. Via een speciale procedure is dit beveiligd.

SBLP zal jouw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. De bewaartermijn voor algemene gegevens ligt op twee jaar.

Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, omdat SBLP zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale of de medische bewaarplicht.

Voor de gegevens in de financiële administratie geldt dat deze minstens zeven jaar bewaard worden.

Op dit moment wordt nagedacht over de regels rondom het verwijderen van gegevens bij afloop van de bewaartermijn.

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van jouw persoonsgegevens. Daarom heeft SBLP passende beveiligingsmaatregelen genomen.

Het Ledenadministratie systeem (LARS)

LARS draait op een private server van Yourname (www.Yourname.nl), de gegevens worden vastgelegd in een beveiligd datacenter. Toegang tot deze data heeft de softwareontwikkelaar en Yourname.

Er is vastgelegd in LARS wie welke rechten heeft tot de gegevens. De deelnemersadministratie kan deze rechten verlenen aan nieuwe medewerkers of vrijwilligers. Dit gebeurt op verzoek van leden van de Management Kring.

Wie hebben toegang?

Alle deelnemers hebben toegang tot hun eigen gegevens en kunnen ook de eigen gegevens verwijderen. Daarnaast een aantal functionarissen van SBLP toegang tot alle deelnemergegevens. Dit zijn:

·      beide medewerkers van de deelnemersadministratie

·      de financiële administratie

·      functioneel leidinggevende van de kring professioneel (eindverantwoordelijke voor het deelnemersschap, zoals besluiten over sabbaticals, ontwikkeling van een therapeut)

·      de voorzitter (voor verzenden van mailings)

·      samensteller van de nieuwsbrief

·      kring herregistratie (zij kunnen deelnemersgegevens zien en bij bijscholingen iets vastleggen

·      en de ontwikkelaar van het systeem.

Snelstart (systeem voor de financiële administratie)

De gegevens van de financiële administratie in het pakket Snelstart worden versleuteld in de cloud opgeslagen bij een Nederlands datacenter. Meer informatie hierover kunt je bij deze leverancier vinden.

Wie hebben toegang?

Naast Snelstart hebben de penningmeester en medewerker financiële administratie toegang tot deze gegevens. Ook de accountant en een financieel expert kunnen daar op aanvraag in kijken.

Op de website worden cookies, een brokje informatie dat een browser opslaat, gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Wanneer je op de website toestemming geeft voor het bewaren van jouw gebruikersnaam en wachtwoord, zodat je de volgende keer snel kunt inloggen worden deze gegevens in cookies vastgelegd. Je kunt deze zelf verwijderen uit de browser.

Je heeft het recht om SBLP een verzoek te doen tot inzage van jouw persoonsgegevens. Na ontvangst van jouw verzoek ontvangt je binnen 1 maand een overzicht van jouw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kun je een verzoek doen om jouw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Voor wat betreft de gegevens die zijn vastgelegd in LARS kunt je deze zelf wijzigen.

Ook kunt je SBLPverzoeken om overdracht van jouw persoonsgegevensof kunt je bezwaar aantekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van jouw persoonsgegevens kunt je sturen naar:

SBLP

Adres: Stationsstraat 91 5751 HD Deurne

Telefoonnummer: 070-22 10 763

Email: ledenadministratie@sblp.nl

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door SBLP, laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht je er met ons niet samen uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

SBLP kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.